Opdracht ‘Heldere structuur en procedures ontwerpen’

De schoolleider ziet er op toe dat de organisatiestructuur en de gehanteerde procedures de realisatie van de visie en de doelen van de school optimaal ondersteunen.

Praktijkinzichten Katty Jaubin

Katty Jaubin is adjunct-directeur Kwaliteit, Marketing en Communicatie binnen CVO Volt. Ervoor werkte ze als kwaliteitsadviseur bij VDAB, stond ze voor de klas en was ze coördinator in onderwijs.

Wat maakt dat het belangrijk is om een heldere organisatiestructuur en dito procedures te ontwerpen?
Een heldere organisatie- en overlegstructuur is een element om onze visie te faciliteren. Het is belangrijk om iedereen vertrouwen te geven en duidelijk te maken wie waarvoor precies verantwoordelijk is. Zo kunnen mensen beter functioneren en efficiënter hun job doen. Dankzij die duidelijkheid ervaren collega’s minder stress. In die zin is die helderheid bieden een manier om zorg te dragen voor mensen.

Wat onderneem jij concreet om te zorgen voor een heldere organisatiestructuur en procedures?
Wij hebben naar aanleiding van een fusie samen aan een gemeenschappelijke visie gewerkt. Collega’s vroegen in het participatietraject van die fusie ook naar een helder ontwerp van de organisatie. Daaruit is de werf ‘organisatiestructuur’ ontstaan waar ik verantwoordelijk voor ben. Tegelijk is dat samen-werk van het voltallige directieteam. De basis van onze organisatiestructuur is gebaseerd op vijf profielclusters in plaats van een organisatie op basis van opleidingen, zoals het vroeger was. Vanuit zorg voor onze cursisten hebben we het cursistenprofiel dus leidend gemaakt voor onze organisatiestructuur. Momenteel tekenen we de profielclusters uit. Welk overleg is nodig? Wat moeten we over de clusters heen organiseren zonder de eigenheid van elke cluster uit het oog te verliezen? We betrekken collega’s zodat we kwaliteitsvol kunnen rekening houden met die eigenheden. Naast de profielclusters liggen ook de beleidsdomeinen vast en zijn ze verdeeld onder de directieleden. Je kan in een grote organisatie namelijk niet met iedereen van alles op de hoogte zijn. Bovendien weten medewerkers zo bij wie ze terecht kunnen. Dat geeft mentale rust. We werken ook met charters, bijvoorbeeld rond deelcultuur of rond didactisch-administratieve afspraken. Die charters verwoorden waar we voor staan en bieden houvast. Het opmaken van die charters zorgt ervoor dat we kritisch kijken naar wat we doen. Zo zijn er praktijken die we gerust kunnen laten vallen omdat ze intussen ballast vormen. 

Wat is jouw rol hierin?
Als leidinggevende moet je optimale condities scheppen voor je medewerkers, zodat zij ten volle kunnen functioneren en floreren. Een faciliterende rol, dus. Een mooie quote van Brandon Wen, directeur van de Antwerpse modeacademie, luidt: “ik ben eerder het voertuig om ergens te geraken dan de persoon die achter het stuur zit”.

Welke effecten hebben een heldere organisatiestructuur en procedures?
De krachtlijnen die we hebben geformuleerd fungeren als roadmap. Zo kan je makkelijker keuzes maken en prioriteren. De charters vormen een leidraad voor gewenst gedrag. Om effecten op cursisten te merken, is het nog te vroeg. Dat vraagt meer doorlooptijd. Hopelijk kunnen we het gevoel creëren bij de cursist dat hij niet binnenstapt op één specifieke campus, maar wel bij CVO Volt, met een traject op maat en de juiste begeleiding.

Interview en tekst: Saskia Vandeputte